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Chic Smart S1, análisis: el primer patín eléctrico de autoequilibrio llega a España

Este año ha llegado a Estados Unidos un nuevo producto que ha revolucionado el mercado, y no, no hablamos de ningún móvil o wearable sino de un dispositivo que muchos calificarían como patinete eléctrico aunque la definición correcta sería un monopatín eléctrico de autoequilibrado.

La marca que comercializa en Estados Unidos el producto HoverTrax es IO Trax, compañía que nació en Kickstarter y hace uso de la patente de los desarrolladores originales chinos del dispositivo. A España llega un dispositivo que utiliza dicha patente original bajo la marca Chic Smart S1, mejorado en especificaciones y características técnicas. Los fabricantes esperan que se popularicen durante esta campaña navideña, al igual que los drones hicieron el año pasado.

Dispositivos de autoequilibrio, historia y estado actual de mercado

Seguro que muchos de vosotros saben de qué hablamos al leer Segway. Este invento fue el precursor de toda esta vorágine de dispositivos de autoequilibrio que están llegando al mercado.

Segway es un vehículo de transporte ligero, presentado en 2001, que hace uso del principio giroscópico para, mediante un sistema de lecturas continuas, compensar el centro de gravedad y mantenerse en equilibrio. Segway tenía una gran plataforma y una barra/manillar que ayudaba a girar.

Desde su presentación hasta hoy día la tecnología ha avanzado bastante, y es algo que también se ha notado en este segmento. La miniaturización y mejora en baterías ha hecho posible conseguir un dispositivo que, utilizando el mismo principio, con sólo 10 kg permite transportar a personas de hasta 120 Kg a una distancia de un máximo de 20 Km y a velocidades que pueden llegar a 10 Km/h. En el caso de Chic Smart S1, hemos comprobado con el GPS del móvil que alcanza 12-13 Km/h.

Existen varios tipos de dispositivos de autoequilibrio: desde los que usan sólo una rueda a modo de monociclo, hasta los que utilizan dos y parecen un segway en miniatura y sin barra, como es el caso del que probamos, Chic Smart S1. Acaba de llegar a España, aunque lleva ya desde principios de año en Estados Unidos y China.

La polémica con las copias

La compañía que fabrica dicho dispositivo es Chic Intelligent Technology y hace uso de la patente 002597443-0002 de la facultad de ingeniería de la Universidad de Zhejiang. Dicho esto, es importante destacar que en el mercado hay muchos dispositivos que copian forma y uso de este aparato en cuestión, con precios bastante más reducidos.

Ocurre algo similar a lo que pasa con muchos dispositivos electrónicos, incluyendo los móviles. El Samsung Galaxy S6, por ejemplo, llegó al mercado como el smartphone con el SoC más rápido del momento, memoria interna eMMC de última generación, pantalla superAMOLED y muchas más novedades. Luego hemos visto la llegada de clones chinos, muy lejos de esas características pero a un precio que no llega ni aun tercio del original. ¿Es lo mismo? Claramente no.

Con copia nos referimos a clones del dispositivos que no pagan la patente del mismo, con distintos componentes y con precios alrededor de los 400 euros y que en algunos casos tienen garantías no-legales en nuestro país (6 meses) o bien no poseen garantía alguna. Si bien son tentadoras por precio (durante nuestras pruebas mucha gente nos preguntaba que cuánto cuesta Chic Smart y la respuesta sorprendía a muchos puesto que nos acercamos a casi 4 cifras) y casi iguales por fuera, las diferencias llegan en el funcionamiento y en la fiabilidad.

Desde Chic Smart España nos explican que han probado muchas de las copias / clones de Chic Smart que circulan por el mercado y, aunque físicamente dan el pego, aseguran que a la hora de utilizarlas es donde se nota la diferencia, sobre todo en estabilidad y durabilidad. Por ejemplo, nos señalan que, una vez empiezas a andar a una velocidad normal, la inestabilidad se hace patente o no hay manera de recalibrar el sistema, entre otros problemas.

Estamos en trámites para probar otra unidad y corroborar esta información pero lo que sí que hemos comprobado es que este dispositivo sí que está desarrollado por la compañía china y usa la patente original. Chic Smart garantiza el dispositivo durante 2 años, como dicta el marco legal en España.

Chic Smart S1, especificaciones y diseño

Chic Smart S1 es un dispositivo de autoequilibrio de dos ruedas que tiene un peso de 10 kg. En sus especificaciones aseguran que puede subir pendientes de hasta 15º y conseguir velocidades de hasta 10 Km/h y tiene una autonomía de entre 15 y 20 km según el peso del usuario y tramos recorridos.

El diseño de Chic Smart S1 es muy limpio y funcional, aunque quizá no sea de los más cómodos para transportar a mano. Tenemos una doble carcasa de policarbonato que encierra sendos motores y baterías. Una resistente barra de metal sirve de eje de unión entre las dos mitades.

	Chic Smart S1, características técnicas
Dimensiones físicas	64,6 x 24,5 x 25 cm , 10 Kg
Altura de la plataforma	11 cm
Diámetro ruedas	17 cm
Motor	2 motores eléctricos de funcionamiento individual, uno por rueda
Peso operacional mínimo y máximo	20 - 100 Kg
Pendientes de subida máxima	15º
Batería	Litio-ion 36V 4.4A Samsung / LG
Autonomía	18 - 20 km
Tiempo de carga	2 -3 horas
Extras	Mando a distancia, manual español
Precio	990 euros (a fecha 27 de octubre 2015)

Este diseño simétrico permite que los usuarios lo utilicen en cualquiera de los dos sentidos posibles sin ningún tipo de problema e incluso realizar giros sobre sí mismo (radio de giro 0), girando una rueda en un sentido y la otra en el contrario.

En uno de los laterales monta unas luces LED que están encendidas cuando el patín está en funcionamiento, es decir, cuando tiene un usuario encima. Estas luces parpadean también indicando la dirección de giro a modo de intermitente.

Cuando ves el patín por primera vez parece más pequeño de lo que esperas, y más si conoces cómo es un Segway. Quizá te plantees ciertas dudas sobre si será capaz de moverte sin problemas o no. De hecho es cuando lo coges cuando seguramente te sorprendas por el peso de este dispositivo, rondando los 10 kg, mucho más de lo que puedes esperar después de ver su carcasa de plástico. Pero, de todas maneras, tranquilo: ya te avisamos que será capaz de moverte sin problema siempre y cuando peses no más de 100 - 110 kg.

En la parte superior están las almohadillas que detectan los cambios de presión al apoyar los pies, que están recubiertas con antideslizante. Las ruedas tienen unos neumáticos que son de goma rígida de 17 cm de diámetro, es decir, no tenemos ruedas como las de bicicletas o segway que se pueden hinchar, sino que son compactas.

¿Cómo funciona?

Aquí viene lo interesante, ya que la primera vez que te montas tienes que evitar tus impulsos naturales por equilibrarte. Es el propio dispositivo el que intentará hacerlo por ti. Tras unos minutos en los acabas comprobando que es así, tu confianza empieza a crecer y dejas de sentir que vas a necesitar ir al dentista o al traumatólogo después de una aparatosa caída, pudiendo relajarte y empezar a utilizar Chic Smart S1 con soltura.

¿Pero cómo te equilibra? La idea básica del dispositivo es la misma utilizada en un Segway con la salvedad de que se da un paso más allá eliminando el "manillar" o barra que se utilizaba como referencia para girar.

Chic Smart se enciende o bien desde su mando a distancia o bien desde el botón físico que tenemos en la parte frontal y, una vez hecho, queda a la espera de que el usuario se suba. Subirse es sencillo y no es muy distinto a como subimos un escalón, primero un pie y luego otro, cada uno en senda almohadilla con goma autodeslizante de la parte superior. Es importante comentar que, cuanto más pegado a los guardabarros de las ruedas estén tus pies, más sensación de estabilidad recibe el usuario.

A partir de ahí, el Chic Smart S1 empieza a hacer nada menos que 100 mediciones por segundo de la presión ejercida en las almohadillas y en qué zona de las mismas. Con toda esta información comienza a equilibrar el conjunto usuario-patín. ¿Cómo lo hace? Gracias a los cálculos realizados con esas mediciones, se indica al motor de cada rueda cómo funcionar, en qué dirección girar y con qué velocidad.

Es importante hacer notar que para un uso del patín es recomendable que el usuario no mueva la cadera y permanezca lo más rígido posible inclinando todo el cuerpo. De esta manera, y al inclinar todo el cuerpo hacia adelante por ejemplo, desplazamos nuestro centro de masas en esa dirección. Chic Smart S1 detecta entonces una mayor presión en la parte delantera de las almohadillas y eso se traduce a que los motores anden en esa dirección, intentando compensar ese desplazamiento. Para frenar sólo tendremos que inclinar todo el cuerpo hacia atrás y si seguimos inclinándolo, empezaremos a andar marcha atrás.

Los giros son una de las cosas que más sorprende al principio. Una vez el usuario encuentra su punto de equilibrio y consigue avanzar y retroceder sin problemas, los giros se realizan girando el cuerpo siguiendo el eje de nuestra columna vertebral. Es muy natural ya que sólo tienes que mirar, como si te volvieras hacia el lado hacia el que quieres girar.

Bajarse de Chic Smart también es muy sencillo: con decisión, bajas un pie al suelo y te apoyas en él y posteriormente el otro, aunque la primera vez para evitar caídas debido a esa duda y falta de seguridad/decisión es recomendable tener a alguien o algún objeto cerca que nos sirva de apoyo en caso de ser necesario.

Experiencia de uso

La experiencia de uso que he tenido a nivel personal la voy a mostrar desde dos puntos de vista, la de usuario propiamente dicha y la de apoyo y ayuda a alguien que está empezando con el dispositivo.

Como usuario tengo que comentar que el primer uso es raro. Difícil no es la palabra, sino raro. Te subes a un cacharro con ruedas y tu experiencia previa con patines, monopatín o bicicleta pesa frente a las indicaciones que te da el manual.

Los nervios y la tensión de los primeros momentos suelen hacer que te agarrotes algo e intentes compensar el movimiento que ha hecho Chic Smart para intentar equilibrarte moviendo brazos y cadera. Es una reacción natural y tienes que aprender a frenarla para dejarte llevar, literalmente, por Chic Smart con tan sólo inclinarte hacia delante o hacia atrás.

Personalmente no me ha llevado más de 5 minutos llegar a ese punto de confianza. Una vez le has cogido el truco a los giros, el realizar todos los movimientos a mayor velocidad es cuestión de unos pocos minutos más.

Una vez te sientes confiado, te relajas y empiezas a disfrutar de la experiencia, moverte sobre Chic Smart pasa a ser una simbiosis entre tus movimientos y las respuestas de los motores del patín. Puedes realizar giros sobre ti mismo, andar marcha atrás, girar e incluso con un poco más de experiencia puedes bajar pequeños resaltos como los que existen en pasos de peatones e incluso subirlos (cogiendo un poco de carrerilla, eso sí).

Estando del otro lado, es decir, ayudando a alguien a utilizarlo, he vivido varios casos: hay gente que en menos de un minuto se mueve de forma natural mientras que hay gente que necesita más tiempo para relajarse y empezar a dejarse llevar. Entre los errores más típicos que he observado es intentar manejarlo utilizando los tobillos a modo acelerador de coche en lugar de dejar inclinar todo el cuerpo o girar todo el cuerpo. Otro fallo común es que el usuario se incline a modo reverencia japonesa o como quien baila Paquito el chocolatero, en lugar de dejar que todo el cuerpo recto se incline hacia adelante o hacia atrás.

El girar es algo que la gente casi sin decir nada entiende y utiliza a la primera: haces un movimiento natural de giro y Chic Smart "te entiende". El problema viene cuando queremos girar a una velocidad más elevada, ya que la fuerza centrífuga hace su aparición. En este caso, tienes que bajar velocidad antes de girar o inclinarte hacia el lado al que giras y apoyar el peso en la pierna de fuera. De lo contrario, es muy probable que notes cómo te vas hacia la parte exterior de la curva y Chic Smart no.

El uso de Chic Smart S1 es sencillo tanto en superficies planas como asfalto (carriles bici y similares) como sobre aceras con adoquines. En este último caso tenemos el problema añadido de que las vibraciones del paso de las ruedas por los adoquines se transmiten a las plantas de nuestros pies y también a nuestro cuerpo, pero el funcionamiento inclinando el cuerpo sigue siendo completamente válido.

Usar Chic Smart es divertido, como puede ser montar en bicicleta o bien patinar, y, como en esas actividades, es recomendable tener precaución y respeto frente a lo que estás haciendo para evitar caídas aparatosas o darte golpes que puedan tener malas consecuencias. De hecho, en el manual se hace hincapié en utilizar casco y medidas de protección.

También es verdad que, yendo a velocidades sin forzar la máquina de entre 6-10 Km/h, el usuario puede saltar en movimiento en caso de sentir cualquier inestabilidad y es poco probable que tenga una mala caída.

Para finalizar sólo comentar que Chic Smart S1 tiene dos modos de funcionamiento: uno con velocidad limitada a 6 Km/h (perfecto para cuando estás empezando, cuando llegas a esa velocidad los motores dejan de empujar y notas cómo la plataforma donde apoyas los pies te invita a inclinarte para atrás) y máxima velocidad. Estos modos se pueden configurar desde parado con cualquiera de los mandos a distancia.

Dónde puedo utilizarlo

Hace unas semanas hubo cierta polémica sobre si era legal o no utilizar este tipo de dispositivos dado que en Reino Unido no lo es. En España, es decir, a nivel estatal, hay una norma donde estos vehículos son equiparados a los Segway. El problema es que existe un vacío legal, como comenta un representante de Segway-Madrid:

«Hay un vacío legal, admitido hasta por el Ayuntamiento, pero básicamente las normas son iguales que las que tiene una persona de a pie. Podemos ir por la acera siempre que no superemos la velocidad del peatón.»

La normativa vigente colocaría a estos dispositivos dentro de la categoría Segway, que a su vez entra en el cajón de sastre de peatón, como sucede con sillas de ruedas eléctricas, skaters o gente con patines.

ANEXO I L.S.V.

“A los efectos de esta Ley y sus disposiciones complementarias, se entiende por:
Peatón: Persona que, sin ser conductor, transita a pie por las vías o terrenos a que se refiere el artículo 2.

Ámbito de aplicación.-Los preceptos de esta Ley serán aplicables en todo el territorio nacional y obligarán a los titulares y usuarios de las vías y terrenos públicos aptos para la circulación, tanto urbanos como interurbanos, a los de las vías y terrenos que, sin tener tal aptitud sean de uso común y, en defecto de otras normas, a los titulares de las vías y terrenos privados que sean utilizados por una colectividad indeterminada de usuarios.

Son también peatones quienes empujan o arrastran un coche de niño, cualquier otro vehículo sin motor de pequeñas dimensiones, los que conducen a pie un ciclo o ciclomotor de dos ruedas, y los discapacitados que circulan al paso de un peatón como en una silla de ruedas eléctricas o scooters cuatriciclos frecuentemente utilizados por personas con movilidad reducida.

Por tanto, se aplicaría la normativa de tráfico regulada en el Reglamento General de Circulación, que entiende este tipo de usuarios como peatones y define su circulación del siguiente modo:

Artículo 121. Circulación por zonas peatonales. Excepciones

1. Los peatones están obligados a transitar por la zona peatonal, salvo cuando ésta no exista o no sea practicable; en tal caso, podrán hacerlo por el arcén o, en su defecto, por la calzada, de acuerdo con las normas que se determinan en este capítulo (artículo 49.1 del texto articulado).

2. Sin embargo, aun cuando haya zona peatonal, siempre que adopte las debidas precauciones, podrá circular por el arcén o, si éste no existe o no es transitable, por la calzada:

a) El que lleve algún objeto voluminoso o empuje o arrastre un vehículo de reducidas dimensiones que no sea de motor, si su circulación por la zona peatonal o por el arcén pudiera constituir un estorbo considerable para los demás peatones.
b) Todo grupo de peatones dirigido por una persona o que forme cortejo.
c) El discapacitado que transite en silla de ruedas con o sin motor, a velocidad del paso humano y una velocidad aproximada de 6 Km/h.

3. Todo peatón debe circular por la acera de la derecha con relación al sentido de su marcha, y cuando circule por la acera o paseo izquierdo debe ceder siempre el paso a los que lleven su mano y no debe detenerse de forma que impida el paso por la acera a los demás, a no ser que resulte inevitable para cruzar por

4. Los que utilicen monopatines, patines o aparatos similares no podrán circular por la calzada, salvo que se trate de zonas, vías o partes de éstas que les estén especialmente destinadas, y sólo podrán circular a paso de persona por las aceras o por las calles residenciales debidamente señalizadas con la señal regulada en el artículo 159, sin que en ningún caso se permita que sean arrastrados por otros vehículos.

5. La circulación de toda clase de vehículos en ningún caso deberá efectuarse por las aceras y demás zonas peatonales.

Por todo lo cual, la circulación de bicicletas, bicicletas eléctricas, sillas eléctricas, giroscopios y patinetes eléctricos en principio habría que realizarse por zonas peatonales, se podría realizar por el arcén o la calzada siempre que se cumplan las condiciones siguientes que no existan aceras o estas no sean transitables.

Siempre que se utilicen por zonas peatonales tienen la obligación de circular por las aceras a una velocidad máxima del paso de un peatón En este caso están obligados a circular sin entorpecer la circulación, sin causar peligro o molestias innecesarias a las personas. Aunque no es obligatorio disponer de un seguro de accidentes, si es muy importante disponer del mismo para que en caso de accidentes la responsabilidad civil del conductor esté cubierta.

La regulación de este tipo de vehículos por vias peatonales pueden estar independientemente reguladas en determinados municipios o ciudades bajo un reglamento redactado por el Ayuntamientos, si bien son pocos los que disponen de un reglamento propio que regule el uso de estos vehículos eléctricos por la variedad y de uso que están apareciendo en los últimos años están apareciendo.

En algunos los municipios, como por ejemplo Barcelona, existe un consenso sobre la cuestión y establecen que este tipo de vehículos no se pueden utilizar en la calzada, limitando así su uso a determinadas zonas o sólo uso en grupos organizados (visita turística, etc).

En resumen:** de momento existe un vacío legal** en el que por defecto estos dispositivos pueden circular por donde lo haría un peatón siempre y cuando no se supere su velocidad.

Usos y posibilidades

Y aquí llega el apartado polémico y donde muchos nos preguntamos si nos merece la pena o no la inversión de los 990 euros de precio que tiene hoy día, 27 de octubre de 2015, este dispositivo. ¿Qué usos podemos darle a Chic Smart S1?

Estamos ante un dispositivo con un enfoque claramente lúdico, como pueden ser unos patines o un monopatín (skateboard). Es divertido andar con él y el esfuerzo que tenemos que realizar para movernos es mucho más bajo que con bicicletas, patines y similares. El esfuerzo es, de hecho, prácticamente nulo y eso, unido a la gran autonomía de hasta 20 km por carga, le otorga más usos potenciales.

No vamos a engañar a nadie: salir a la calle con él es cómodo y andar por la acera también, pero nos encontramos en situaciones en la que no queda otra que bajarse y coger a Chic Smart en brazos y esos 10 kg se hacen notar. Hablamos de zonas en la que tengamos que bajar o subir escaleras o algún paso de peatones cuyo rebaje hasta la calzada sea demasiado alto.

Alguien que viva cerca del trabajo podría utilizarlo como medio de transporte diario y más cuando vemos las especificaciones y leemos que tiene protección IP54, es decir, aguanta salpicaduras de agua (incluso lluvia moderada). El tiempo de carga es de entre 2 y 3 horas, por lo que tampoco tienes que dejarlo toda la noche cargando. Nos encontramos con gente que ya los controla con gran precisión y que son capaces incluso de realizar coreografías y bailes con ellos, pero estamos ya entrando en usos muy limitados.

Aquí tenemos también el uso más interesante debido a la novedad y a las miradas que atrae: es un elemento muy recomendable para realizar campañas de marketing a pie de calle o en cualquier tipo de feria. Chic Smart atrae miradas de por sí y, si además de una campaña de marketing dejas a la gente probarlo, tendrás cola en cuestión de un minuto.

Más allá de ese tipo de usos, a nivel profesional le veo salida en lugares como centros comerciales, bien para seguridad o como reemplazo de los patines que utilizan algunos trabajadores en algunos locales a la hora de ir comprobar precios. Esto es debido a que el pavimento en estos centros invita a un funcionamiento exquisito de estos dispositivos. Podríamos ver cómo en aeropuertos también serían bienvenidos o bien como medio de transporte interno en empresas con almacenes.

Dispositivo interesante y adictivo para todos los públicos

Una de las cosas que más me ha sorprendido de Chic Smart S1 es que no es un dispositivo exclusivo para personas jóvenes o niños. De hecho, en cierta manera remueve esa parte de ilusión infantil dentro de cualquiera, tenga la edad que tenga, y te anima a que lo pruebes.

Una vez lo haces te das cuenta de que es adictivo por lo sencillo que es utilizarlo y el poco esfuerzo que requiere. Ahora bien, ¿de cara al futuro nos veo yendo a todos a por el pan con él? La respuesta clara es no. Al igual que también pienso con la misma rotundidad que en ciertos entornos se puede utilizar tanto de manera profesional como de manera lúdico-personal.

Durante este análisis no sólo he querido probarlo yo o algunos compañeros, sino que he pretendido ahondar en si una persona de la tercera edad podría utilizarlo. La sensación que he tenido es que es un dispositivo para todos los públicos una vez se pierde ese miedo inicial. Nos ha sorprendido gratamente cómo los más mayores han llegado a comprender y dominar el Chic Smart en menos de 10-15 minutos, por lo que, según nuestra experiencia, es un dispositivo para todos los públicos.

¿Y los niños? El fabricante comenta que puede funcionar con usuarios de más de 20 kilos pero la sensación de inestabilidad con niños pequeños es muy patente y no es recomendable para que lo utilicen menores de 10-12 años por cuestión de peso y seguridad.

Sobre sí este año se verán en catálogos para Navidades o Reyes, seguramente sí viendo la tendencia y proyección que ha tenido en los países a los que ha ido llegando.

Chic Smart S1 ha sido cedido para las pruebas por Premium Chic. Puedes consultar nuestra política de relaciones con empresas

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¿Están los documentos en la nube más seguros que en nuestras oficinas?

Uno de los inconvenientes que muchas empresas ven para la adopción de herramientas en la nube es la seguridad. Parece que si nuestros documentos se encuentran en la sala de al lado, en un servidor que tenemos en nuestras propias instalaciones están más seguros que si están en un centro de datos que tal vez ni siquiera sabemos donde está ubicado. Pero, ¿es una falsa realidad o realmente cierto? ¿Están los documentos en la nube más seguros que en nuestras oficinas?

Lo importante en este caso son dos cuestiones, el acceso a los datos y la integridad de los mismos. Son estas las dos cuestiones, además de los costes que suponen ambos sistemas los que es necesario evaluar. Los datos siempre deben estar disponibles para el negocio y a la vez debemos asegurar que no se corrompen, estableciendo las medidas de seguridad oportunas para ello.

El acceso a los datos: servidor local vs. nube

En el caso del acceso a los datos la nube nos asegura un nivel de servicio en la mayoría de las aplicaciones y servicios que ofrece del 99%, incluso mucho más. Para ello dispone de sistemas redundantes que aseguran que aunque tengan un problema grave, podremos seguir accediendo a nuestra información y trabajando con normalidad.

Esta solución también la puede implementar la pyme, pero supone un gasto muy elevado, ya que la redundancia de hardware y el mantenimiento del sistema para que si cae un servidor automáticamente se utilice uno de reserva supone un coste añadido que muchas no consideran necesario. De esta forma el nivel se servicio baja, y en algún momento del año se producirá algún incidente y discontinuidad en el negocio.

También debemos tener en cuenta cuestiones como la electrónica de red en el acceso a la red local, que también nos puede fallar. Aquí también debemos tener en cuenta que en el acceso a la nube hay que considerar los fallos de la línea de comunicaciones. Actualmente con la llegada de la fibra la conexión es mucho más fiable, pero siempre que se adoptan este tipo de soluciones es necesario tener lineas de comunicaciones redundantes, algo habitual con la llegada de la banda ancha móvil.

Igualmente tenemos la posibilidad de trabajar igual en la oficina que en casa o en cualquier lugar donde tengamos un acceso a Internet, ya sea un Centro de Negocios o un Coworking. De esta forma ante un fallo de comunicaciones podemos sacar adelante el trabajo urgente de forma más o menos solvente.

La integridad de los datos

Además es necesario habilitar un sistema de copias de seguridad eficiente para que los datos que tenía el servidor en el momento de dejar de funcionar. Esto supone una inversión en herramientas de copia de seguridad más profesionales y que nos garanticen la redundancia necesaria para poder solventar problemas derivados de un fallo que pueda corromper la integridad de los mismos en nuestro servidor.

En la nube las empresas proveedoras ya tienen estos sistemas redundantes de copia que facilitan que ante cualquier inconveniente. Es importante si se contratan estos servicios, ya sea en local o en la nube, tener en cuenta no sólo la ejecución de la copia, sino también el tiempo de recuperación de la misma.

Por último hay que considerar la cuestión de la fuga de datos. En este caso puede parecer más sencillo que se produzcan fugas de datos a nivel externo en la nube que en local, donde teóricamente no hay acceso desde el exterior. Lo cierto es que en mayor o menor medida la mayoría de las empresas tienen algún agujero de seguridad y no son invulnerables.

En ambos casos es necesario tener una trazabilidad documental que controle en todo momento quién accede, qué puede hacer con un documento o si se puede o no descargar e imprimir. Además los usuarios en la nube deberían tener algún modelo de verificación en dos pasos para que en caso de pérdida o robo de credenciales de identificación, no se pueda lograr el acceso a dichos datos.

Por último también es importante tener en cuenta los aspectos relativos a la LOPD (PDF), algo importante siempre que tratemos datos personales en las aplicaciones que utilizamos en la nube y en local. En la nube especialmente es necesario tener en cuenta dónde están ubicados físicamente para saber si realizamos transferencias internacionales de datos o no, así como la legislación a la que se acoge el proveedor de servicios.

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¿Se puede entrenar para mejorar la productividad en la empresa?

La productividad es una de las aspiraciones de toda empresa. Lograr sacar más trabajo adelante utilizando menos tiempo. Esto lo podemos lograr mejorando las herramientas que tenemos para trabajar, pero también con técnicas que nos ayuden a mejorar la productividad en la empresa, que como todo se puede entrenar y adiestrar para mejorar los mecanismos.

Una vez que ya hemos tocado techo con las herramientas que tenemos disponibles es el momento de empezar a pensar en otros programas que nos ayuden a mejorar, pero también alguna inversión en hardware, que permita hacer el mismo trabajo de forma más rápida. Este momento suele ocurrir cuando nos damos cuenta que nosotros vamos por delante de la herramienta que utilizamos, es decir, somos más rápidos que el ordenador que utilizamos o tenemos una máquina para hacer un trabajo concreto que nos retrasa.

Coordinación y organización

Este es uno de los aspectos básicos que podemos mejorar en casi todas las empresas. Por un lado tenemos la coordinación entre los distintos departamentos, donde son muchas las horas que se pierden a lo largo del año por malos entendidos, falta de coordinación entre diferentes empleados de la empresa que participan en un mismo proyecto.

Establecer los flujos de trabajo adecuados para nuestra organización ayuda a reducir estos malos entendidos y que a cada departamento le llegue el trabajo justo cuando tiene que intervenir. Si disponemos de herramientas que faciliten la creación de estos flujos será más sencillo, ya que se irá notificando a los distintos departamentos, se pueden ir creando hitos, etc.

Por otro lado está la cuestión de la organización del trabajo es fundamental. A veces queremos atacar muchos frentes a la vez, sin lograr avanzar en ninguno de ellos. Pero también solemos subestimar el tiempo que necesitamos para realizar un trabajo. Siempre pecamos de poner menos horas de las que luego se dedican y esto implica que se proyectan menos horas de las que al final se dedican. El resultado provoca que empecemos con retraso el siguiente proyecto.

Reuniones cortas y efectivas

En este sentido las reuniones de empresa son uno de los ladrones de tiempo que si no se organizan de forma efectiva suponen un gran problema. Creo que he probado a lo largo de años diferentes fórmulas y las más efectivas han resultados ser las reuniones cortas, de no más de 15 minutos y con un orden del día prefijado muy claro.

Una reunión sin un orden del día es un pozo negro para la productividad

Se pueden hacer tantas como se necesiten para coordinar y organizar un trabajo, pero no se deben alargar. Después hay que salir con una conclusiones claras, que ya podemos pasar por correo electrónico a todos los intervinientes para que quede claro el plan de ruta que ha salido de la misma.

Si tienen que intervenir empleados o responsables desde distintas ubicaciones la videoconferencia es la solución perfecta, pero todos tienen que tener reservado tiempo en sus agencias y una infraestructura adecuada para que se efectúe sin interrupciones. Hay que evitar en la medida de lo posible perder tiempo y dinero en desplazamientos.

Reducir las interrupciones

Por lo que se refiere al trabajo personal es importante tratar de establecer técnicas que eviten las interrupciones. Es mejor dejar el teléfono descolgado, avisar que no nos pasen llamadas durante 25 minutos y dedicarlos en exclusiva a hacer un trabajo que de otra forma acaba por dilatarse más de una hora porque hemos tenido que charlar durante cinco minutos con tres clientes diferentes.

Es fundamental aprender a manejar las urgencias de los clientes y poco a poco tratar de gestionar una agenda que nos permita trabajar durante ciertos intervalos sin ser constantemente interrumpidos. Devolver las llamadas y los mensajes una vez acabado el trabajo pendiente y volver a concentrarnos en la siguiente tarea.

Esta es la parte más complicada de entrenar, ya que no sólo influye a nivel interno, sino también con empresas y clientes con los que nos relacionamos y por eso requiere de un constante tira y afloja entre el cliente que quiere ser atendido inmediatamente y la necesidad de hacer las tareas que otro nos ha pedido, por lo que prestar atención a uno necesariamente significa dejar de trabajar para otro.

Utilizar técnicas de productividad personal

Una vez que cada empleado tiene su trabajo asignado ya es una cuestión de organización personal que la empresa debe fomentar y premiar. Aquí tenemos que utilizar técnicas de productividad personal para ayudar a mejorar el trabajo, la concentración y ser más efectivos. Un ejemplo es la técnica Pomodoro para cuando es más complicado concentrarse en una tarea.

Si no disponemos de una herramienta común para la organización del trabajo tendremos que utilizar una lista de tareas, ya sea personal o para el departamento, donde queden fijados los trabajos que tenemos pendientes. Esto nos servirá para no olvidar tareas y en caso de que alguien se encuentre saturado que otro pueda ocuparse de ella.

Aquí cada uno tiene que aprender a organizarse para afrontar su trabajo con la mayor rapidez y efectividad posible. Muchas veces no es sencillo concentrase en entornos de oficinas abiertas, donde todo el mundo te puede pedir algo en un momento concreto, hay movimiento por la sala distracciones que te hacen perder el hilo, etc. Por eso tenemos que concentrarnos, trabajar para abstraernos de todo este movimiento a nuestro alrededor y acabar nuestro trabajo de forma rápida.

Descansos adecuados después del trabajo

Por último gestionar nuestros descansos de forma adecuada resulta fundamental. La concentración en una tarea y la cantidad de tiempo que podemos estar al 100% es limitada. Nuestro cerebro necesita fases de compresión y descompresión, de máxima concentración y de relax. De no pensar en nada del trabajo...

Por eso es fundamental no sólo descansar los fines de semana, sino tratar de olvidarnos del trabajo cuando salimos de la oficina, cuando cerramos el ordenador, etc. Nada de mirar el correo en el móvil nada más levantarse, de contestar correos a deshoras, etc. Todo esto facilita que lleguemos al trabajo más frescos, con la mente más clara y seamos capaces de resolver mejor los problemas.

No hay que afrontar todos estos puntos de golpe. Podemos concentrarnos en uno de ellos y cuando hayamos logrado mejorar, pasar al siguiente. Una vez que hemos mejorado la forma de trabajar es el momento de evaluar que herramientas nos ayudarán a mejorar la productividad mejorando la organización, coordinación, flujos de trabajo o favoreciendo la productividad personal.

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